Gizlilik Politikası

Son güncelleme: 03.05.2026

1. Genel İlke

İhracathane, kullanıcıların firma bilgileri, müşteri kayıtları, ürün bilgileri, evrak içerikleri, ödeme bilgileri ve destek taleplerinin gizliliğine önem verir. Platform, ihracat evraklarının ve ilgili iş süreçlerinin daha düzenli yürütülmesi için geliştirilmiştir. Bu nedenle kullanıcı tarafından girilen veriler, hizmetin sunulması, sistem güvenliği, yasal yükümlülükler ve kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi amacıyla işlenir.

Bu Politika, KVKK Aydınlatma Metni ile birlikte değerlendirilmelidir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin daha teknik ve hukuki açıklamalar KVKK Aydınlatma Metninde yer alır.

2. Toplanan ve İşlenen Bilgiler

• Hesap bilgileri: ad, soyad, e-posta, telefon, kullanıcı hesabı, oturum bilgileri.
• Firma bilgileri: firma adı, adres, vergi dairesi, vergi numarası, banka bilgileri, logo ve iletişim bilgileri.
• Evrak bilgileri: proforma, commercial invoice, packing list, çeki listesi, konşimento, koli etiketi ve benzeri belge içerikleri.
• Müşteri ve ürün kütüphanesi: kullanıcı tarafından girilen alıcı/ithalatçı firma, ülke, adres, yetkili, ürün, fiyat, koli, ölçü, fotoğraf ve notlar.
• Ödeme bilgileri: paket, ödeme tutarı, KDV, ödeme yöntemi, sipariş numarası, işlem tarihi. Kart bilgileri Şirket tarafından saklanmaz.
• Teknik bilgiler: IP adresi, cihaz/tarayıcı bilgileri, çerezler, log kayıtları, hata kayıtları, güvenlik ve performans verileri.
• AI/GTİP girdileri: kullanıcının modüllere yazdığı soru, ürün açıklaması, kullanım amacı, ana malzeme ve teknik detaylar.

3. Bilgilerin Kullanım Amaçları

• Üyelik ve oturum süreçlerini yürütmek.
• Evrak hazırlama, kaydetme, önizleme, PDF/Excel indirme ve evrak geçmişi özelliklerini sağlamak.
• Paket, ödeme, KDV, fatura, abonelik ve destek süreçlerini yönetmek.
• Müşteri Takip Merkezi, GTİP Bul, AI İhracat Soru-Cevap ve Yükleme Simülasyonu modüllerini çalıştırmak.
• Hata, güvenlik riski, kötüye kullanım, yetkisiz erişim ve sistem performansı sorunlarını tespit etmek.
• Yasal yükümlülükleri yerine getirmek ve olası uyuşmazlıklarda haklarımızı korumak.
• Kullanıcının talep ettiği destek ve iletişim süreçlerini yürütmek.

4. Kart ve Ödeme Güvenliği

Kredi kartı, banka kartı veya benzeri ödeme araçlarına ilişkin hassas kart verileri Şirket tarafından saklanmaz. Kartla ödeme hizmeti aktif olduğunda ödeme işlemleri, ilgili ödeme kuruluşu/sanal POS sağlayıcısının güvenli altyapısı üzerinden yürütülür. Şirket, yalnızca ödeme sonucu, sipariş numarası, ödeme tutarı, paket bilgisi ve işlem tarihi gibi hizmetin yürütülmesi için gerekli ödeme kayıtlarını işler.

Havale/EFT ödemelerinde kullanıcı, doğru açıklama ve doğru tutar ile ödeme yapmaktan sorumludur. Eksik, fazla veya hatalı ödeme açıklamalarından doğabilecek gecikmelerden Şirket sorumlu tutulamaz.

5. Evrak, Müşteri ve Ürün Verilerinin Gizliliği

Kullanıcıların Platforma girdikleri müşteri, ürün, fiyat, banka, belge ve ticari işlem bilgileri kural olarak ilgili kullanıcı hesabına özeldir. Başka kullanıcılar bu bilgilere erişemez. Şirket, bu verileri hizmeti sunmak, teknik destek sağlamak, güvenliği sağlamak, yasal yükümlülükleri yerine getirmek ve sistemin çalışmasını sürdürmek amacıyla işler.

Kullanıcı, Platforma girdiği verilerin hukuka uygun olduğunu, üçüncü kişi haklarını ihlal etmediğini ve bu verileri kullanma/yükleme yetkisine sahip olduğunu kabul eder. Kullanıcının kendi müşterilerine veya üçüncü kişilere ait verileri hukuka aykırı şekilde işlemesinden Şirket sorumlu değildir.

6. Çerezler ve Benzer Teknolojiler

Platformda oturum yönetimi, güvenlik, tercih hatırlama, performans ölçümü ve hizmet kalitesini artırma amacıyla çerezler kullanılabilir.

• Zorunlu çerezler: oturum açma, güvenlik, sepet/ödeme, kullanıcı paneli ve temel site işlevleri için gereklidir.
• Performans/analitik çerezleri: ziyaret ve kullanım istatistiklerini anlamak, hataları tespit etmek ve siteyi geliştirmek için kullanılabilir.
• Tercih çerezleri: kullanıcı tercihlerini hatırlamak için kullanılabilir.

Tarayıcı ayarları üzerinden çerezleri engelleyebilirsiniz; ancak zorunlu çerezlerin devre dışı bırakılması halinde Platformun bazı bölümleri çalışmayabilir.

7. AI, GTİP ve Otomatik Yardımcı Modüller

AI İhracat Soru-Cevap ve GTİP Bul gibi modüller kullanıcıya yardımcı olmak amacıyla çalışır. Bu modüllere yazılan bilgiler, cevap üretimi veya ön yönlendirme sağlanması amacıyla teknik servis sağlayıcılar tarafından işlenebilir. Kullanıcı bu alanlara gereksiz kişisel veri, özel nitelikli kişisel veri, gizli ticari sır veya üçüncü kişi haklarını ihlal eden bilgi girmemelidir.

Bu modüllerin çıktıları bağlayıcı hukuki, mali, gümrüksel veya teknik görüş niteliğinde değildir. Kullanıcı, modül çıktısını uygulamadan önce kendi uzmanına, gümrük müşavirine, mali müşavirine, hukuk danışmanına veya ilgili resmi kaynaklara doğrulatmalıdır.

8. Üçüncü Taraflarla Paylaşım

Bilgileriniz, hizmetin sunulması için gerekli olduğu ölçüde ve hukuka uygun şekilde aşağıdaki taraflarla paylaşılabilir:

• Ödeme kuruluşları, bankalar ve sanal POS sağlayıcıları.
• Hosting, veri tabanı, yedekleme, güvenlik, CDN, e-posta ve teknik altyapı sağlayıcıları.
• Yazılım, bakım, destek, hata giderme ve güvenlik hizmeti sunan tedarikçiler.
• AI/API hizmet sağlayıcıları; sadece ilgili modülün çalışması için gereken verilerle sınırlı olarak.
• Hukuki, mali ve teknik danışmanlar.
• Mahkeme, icra dairesi, kamu kurumu ve kanunen yetkili resmi merciler.

Verileriniz reklam amacıyla üçüncü kişilere satılmaz. Kullanıcı verileri, kullanıcının açık talebi veya hukuki zorunluluk olmadıkça başka kullanıcılarla paylaşılmaz.

9. Güvenlik Önlemleri

Platformda veri güvenliğini sağlamak için makul idari ve teknik tedbirler uygulanır. SSL/TLS bağlantı, yetkilendirme, şifreleme/hashing, erişim sınırlama, güvenlik eklentileri, log takibi, yedekleme, güncelleme ve kötüye kullanım önleme mekanizmaları kullanılabilir.

Bununla birlikte hiçbir dijital sistem mutlak güvenlik garantisi vermez. İnternet altyapısı, hosting sağlayıcıları, üçüncü taraf servisler, kullanıcı cihazları, zayıf şifreler, zararlı yazılımlar veya yetkisiz erişim girişimleri sebebiyle risk oluşabilir. Kullanıcı kendi cihaz, e-posta ve hesap güvenliğinden de sorumludur.

10. Yedekleme, Veri Kaybı ve Kullanıcının Kendi Kopyası

Şirket, sistem sürekliliği için makul yedekleme ve teknik koruma önlemleri alabilir. Ancak kullanıcı, ticari açıdan önemli evrak ve kayıtlarının PDF/Excel çıktısını almak, gerekli dosyaları kendi arşivinde saklamak ve kritik bilgileri yalnızca Platformda bulundurmamakla yükümlüdür.

Teknik arıza, bakım, siber saldırı, hosting problemi, kullanıcı hatası, üçüncü taraf servis kesintisi veya mücbir sebep nedeniyle veri kaybı/bozulması yaşanması ihtimal dahilindedir. Şirket, makul çaba göstermekle birlikte kesintisiz ve hatasız veri saklama garantisi vermez.

11. Saklama ve Silme

Veriler, hizmetin sunulması, hesabın yönetilmesi, ödeme/fatura süreçleri, yasal yükümlülükler, güvenlik ve uyuşmazlıkların çözümü için gerekli süre boyunca saklanır. Kullanıcı hesap kapatma veya veri silme talebinde bulunabilir. Ancak ödeme, fatura, muhasebe, güvenlik, hukuki uyuşmazlık veya resmi yükümlülük gerektiren kayıtlar mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanabilir.

12. Kullanıcının Sorumlulukları

• Doğru ve güncel bilgi girmek.
• Hesap şifresini korumak ve yetkisiz kullanımı önlemek.
• Üçüncü kişilere ait verileri hukuka uygun şekilde Platforma girmek.
• Özel nitelikli kişisel verileri gereksiz yere Platforma yüklememek.
• Hazırlanan evrakları kullanmadan önce kontrol etmek.
• Önemli belgelerin kendi yedeğini almak.
• Şüpheli erişim veya veri güvenliği sorunu fark ederse Şirkete derhal bildirmek.

13. Üçüncü Taraf Bağlantılar

Platform, üçüncü taraf web sitelerine, ödeme sayfalarına, API servislerine veya dış kaynaklara bağlantı içerebilir. Bu üçüncü tarafların gizlilik, güvenlik ve veri işleme uygulamalarından Şirket sorumlu değildir. Kullanıcı, üçüncü taraf hizmetleri kullanmadan önce ilgili politika ve koşulları incelemelidir.

14. 18 Yaş Altı Kullanım

Platform ticari/kurumsal kullanıma yöneliktir. 18 yaşından küçük kişilerin veli/vasisi veya yetkili temsilci olmaksızın Platformu kullanması amaçlanmamaktadır. Böyle bir kullanım tespit edilirse hesap kısıtlanabilir veya kapatılabilir.

15. Politika Değişiklikleri

Bu Gizlilik Politikası zaman zaman güncellenebilir. Güncellenmiş metin Platformda yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer. Önemli değişikliklerde kullanıcılara e-posta, panel bildirimi veya site duyurusu ile bilgi verilebilir.

16. İletişim

Gizlilik, veri güvenliği veya kişisel verilerle ilgili sorularınızı destek@ihracathane.com adresine iletebilirsiniz.